7 · Confirmações externas

Botão: "7) Preencher folhas de confirmações externas de saldos" · Ficheiros:
03_Ativo_Creditos a receber_Confirmacoes externas.xlsx e 04_Passivo_Dividas a pagar_Confirmacao externa.xlsx · Sempre ativo.

Gera as cartas de circularização — uma folha por entidade a confirmar. Corre depois do
botão 6 e depois de o auditor marcar "Sim" na coluna
Selecionado da folha de população de Créditos a Receber / Dívidas a Pagar (a que o botão 6
preenche com "Não" em todas as linhas). Sem nenhuma entidade marcada, não há nada para gerar.

O que acontece por rubrica

1. Lê as entidades marcadas "Sim" na folha de população correspondente (dentro do ficheiro do
   botão 6, não deste ficheiro).
2. Para cada uma, clona a folha modelo do ficheiro de confirmações externas, dá-lhe um nome
   (1, 2, ... — ou F1, F2... / O1, O2... nas Dívidas a Pagar, para não confundir
   Fornecedores com Outras Contas a Pagar e Receber) e despeja o extrato dessa conta nas colunas
   de movimento da folha clonada.
3. Apaga a folha modelo original e prepara a coluna de procedimentos alternativos.

Nas Dívidas a Pagar (uma rubrica de natureza credora), as fórmulas de total da folha clonada são
invertidas para o saldo aparecer como um valor positivo — sem tocar nas colunas de Débito/Crédito,
que continuam honestas.

Com "Fonte da informação: Balancetes" selecionado

Sem um extrato linha-a-linha disponível (ver Importar SAF-T), não há
movimentos para despejar numa folha clonada — este botão passa então a um modo agregado:

1. Lê as entidades marcadas "Sim" e escreve conta/entidade na folha índice, exatamente como no
   modo normal.
2. Não clona nenhuma folha por entidade. As colunas "Total Extratos", "Sem Resposta" e
   "Diferença" da folha índice são preenchidas diretamente na própria linha, com o mesmo cálculo
   que a folha clonada faria: Total Extratos = saldo da entidade (com o sinal invertido nas Dívidas
   a Pagar, como acima); Sem Resposta = o mesmo total, já que não há resposta nenhuma para
   comparar; Diferença = 0 à partida (o total menos si próprio) — mas continua a ser uma fórmula
   viva, não um valor fixo, por isso recalcula sozinha se o auditor vier a preencher à mão as
   colunas "Concordante"/"Reconciliado"/"Não reconciliado" dessa linha.
3. Apaga a folha modelo, como no modo normal, mas não prepara a coluna de procedimentos
   alternativos (que só faz sentido quando há folhas por entidade para referenciar).

A reconciliação manual que normalmente aconteceria numa folha por entidade passa a fazer-se
diretamente nessa linha da folha índice.

Corre uma vez por auditoria (ou é atualizado a pedido)

Uma rubrica só gera cartas de novo se a sua folha modelo ainda existir no ficheiro. Depois de
gerado o primeiro lote de cartas, a folha modelo desaparece — correr o botão outra vez sem mais não
duplica nem regenera nada.

Se voltar a correr o botão 7 depois disso, o AuditPilot deteta que uma ou mais rubricas já foram
preenchidas e pergunta se quer atualizá-las, explicando o que isso implica:

O AuditPilot vai procurar saldos que sejam diferentes no balancete/extrato atual e nas folhas já
preenchidas, e atualizá-los em conformidade — incluindo o extrato apresentado nas folhas por
entidade (ou, com a fonte de informação "Balancetes", a linha correspondente na folha índice).
Não serão acrescentadas nem removidas entidades da amostra — para repor a amostra, limpe a folha
primeiro.

Se responder que sim:

• No modo normal (Extrato): para cada entidade já presente na folha índice, compara o saldo do
  extrato atual com o que já está despejado na folha clonada. Só volta a despejar as colunas de
  movimento (data/documento/diário/débito/crédito) das entidades cujo saldo mudou; as restantes
  ficam exactamente como estavam. As colunas de resposta ("Extrato do Cliente", à direita do
  extrato) nunca são tocadas. Se o número de linhas do extrato tiver diminuído, as linhas a mais
  ficam em branco nas colunas de movimento, mas a resposta que lá estivesse escrita permanece —
  vale a pena rever essas linhas à mão.
• Com "Fonte da informação: Balancetes" selecionado: só a célula "Total Extratos" de cada
  entidade, na folha índice, é atualizada quando o saldo no balancete mudou. As colunas
  "Concordante"/"Reconciliado"/"Não reconciliado" que o auditor já tenha preenchido à mão nunca são
  tocadas.
• Se uma conta já não for encontrada no extrato/balancete atual (por exemplo, deixou de ter
  movimento, ou desapareceu do plano de contas), o AuditPilot avisa e não mexe nessa entidade — a
  situação fica para o auditor rever manualmente.
• A amostra em si nunca é alterada por uma atualização: uma entidade recém-marcada "Sim" na
  população não é acrescentada, e uma que tenha passado a "Não" não é removida. Para repor a
  amostra (acrescentar ou retirar entidades), é preciso limpar a folha e recomeçar — ver Abrir e
  limpar folhas.
• A atualização espera que a fonte de informação seja a mesma que gerou a rubrica da primeira
  vez. Uma rubrica gerada em modo normal (Extrato) não tem nada na célula "Total Extratos" para
  comparar se for atualizada com "Balancetes" selecionado; uma gerada com "Balancetes" não tem
  nenhuma folha por entidade para atualizar se a fonte mudar para Extrato. Nesse caso o AuditPilot
  não arrisca uma comparação errada — avisa que a rubrica não pôde ser comparada e não mexe em
  nada. Para trocar de fonte de informação a meio da auditoria, limpe a folha e volte a gerar as
  cartas com a fonte correta.

Se responder que não, o comportamento é o mesmo de sempre: a rubrica já preenchida é simplesmente
saltada, sem qualquer alteração.

Aviso mais comum

• Sem nenhuma entidade marcada "Sim" na população de uma rubrica, essa rubrica é simplesmente
  saltada, sem carta nenhuma gerada — nada de errado, só nada para fazer.
• Numa atualização, "nenhuma diferença encontrada" significa que nenhum saldo mudou desde o
  preenchimento anterior — nada foi alterado.
• Numa atualização, "já não foi encontrado no extrato/balancete atual" numa entidade significa que
  essa conta deixou de aparecer na fonte de dados corrente — vale a pena confirmar porquê antes de
  prosseguir.
• Numa atualização, "nenhuma das entidades desta rubrica pôde ser comparada" significa que a fonte
  de informação selecionada agora é diferente da que gerou a rubrica originalmente — ver acima.