Ambiguidades e Alterações (reimportação de SAF-T)

Este capítulo descreve como o AuditPilot trata a reimportação de um SAF-T sobre folhas de
teste que já têm dados.

A maior parte do capítulo é sobre as folhas de testes substantivos (botão 6). No fim há uma
secção à parte para as folhas do balancete analítico (botão 1), que seguem a mesma ideia mas
de forma muito mais simples — ver
Alterações aos balancetes analíticos.

O problema que isto resolve

Um cliente reexporta o SAF-T a meio do trabalho — corrigiu lançamentos, fechou o exercício, ou
mandou o ficheiro definitivo depois de nos ter dado o interino. Se a ferramenta simplesmente
apagasse a folha e a voltasse a preencher, perder-se-ia tudo o que o auditor entretanto escreveu
sobre ela: as marcas de amostragem, as referências, as notas, os validadores.

Por isso, a partir do segundo preenchimento a folha não é limpa. Cada linha do novo SAF-T é
comparada com o que já lá está:

• linha igual → fica exatamente como está (mantém a linha física e todas as anotações);
• linha alterada → é reescrita no mesmo sítio e registada na tabela de Alterações;
• linha que desapareceu → não é apagada; fica assinalada a laranja e registada;
• linha nova → é acrescentada no fim;
• casos que não é possível emparelhar com confiança → ambiguidade: fica tudo visível, a
  laranja e a amarelo, para o auditor decidir.

Nenhuma linha é alguma vez apagada pela ferramenta. A decisão de eliminar é sempre do auditor.

Quando é que a comparação corre

A comparação corre sozinha, como parte do botão 6 (Preencher Folhas de Testes Substantivos).
Não há um botão próprio: basta voltar a correr a bateria com o SAF-T novo.

Duas formas de comparar, consoante a folha

O que cada folha guarda é diferente, por isso o tratamento também é.

Linha a linha (extratos)

Folhas que listam um movimento por linha — Ativos Fixos Tangíveis, Ativos Intangíveis,
Propriedades de Investimento, Gastos, Rendimentos, Inventários. É aqui que existem
Ambiguidades e Alterações, cores nas linhas e preservação da coluna Selecionado.

Nota: nas folhas de Gastos/Rendimentos/Inventários isto só se aplica às folhas que têm coluna
Selecionado (as de inspeção documental/Benford). As folhas "extra" — confronto de faturação e
cut-off de inventários — são sempre reescritas de raiz, porque não têm anotações do auditor a
preservar.

Saldos agregados (contas)

Folhas que listam um saldo por conta, não movimentos — Caixa e Depósitos Bancários,
Financiamentos Obtidos, Créditos a Receber, Dívidas a Pagar.

Aqui a chave é o código de conta, que é único. Não existe conceito de ambiguidade: uma conta ou
existe ou não existe. Só são registadas contas novas e contas removidas.

Uma variação de saldo não é registada. É esperada (interino → fecho) e encheria a folha de
registo com informação sem interesse. O que importa nestas folhas é que a informação fique
corretamente emparelhada: em Caixa e em Financiamentos Obtidos, cada conta é reescrita na
linha que já ocupava, para que o saldo confirmado externamente que o auditor lá pôs continue à
frente da conta certa.

Nas folhas de Créditos a Receber / Dívidas a Pagar, as tabelas derivadas (saldos contrários, sem
movimento, comparação N/N-1, mais representativos) são recalculadas por inteiro a cada corrida
— não há colunas do auditor a preservar nessas tabelas.

Como é que uma linha é reconhecida entre importações

A identidade de um movimento é o par de colunas que a folha já mostra no seu cabeçalho: «D» (o
diário) e «Nº Movimento» (o número do lançamento).

• A data não faz parte da identidade, de propósito: uma correção da data de lançamento tem de
  aparecer como alteração, não como "linha antiga desapareceu + linha nova apareceu".
• Saldos de abertura não têm diário nem movimento; são identificados por conta. (Sem isto,
  todas as aberturas do ficheiro colapsariam numa única identidade e a reimportação assinalava-as
  todas como uma ambiguidade gigante.)
• Uma linha sem diário e sem movimento que não seja de abertura é tratada como um caso à parte
  — aparece como removida/nova em vez de emparelhar com a linha errada. Não deve acontecer com
  SAF-T reais, onde estes dois campos são sempre preenchidos.

Estas duas colunas servem só para agrupar as linhas antes de as comparar: linhas com o mesmo
«D» + «Nº Movimento» são do mesmo lançamento e têm de ser olhadas em conjunto, senão uma correção
de valor não se distinguiria de uma linha apagada mais uma linha criada. Fora isso, tudo o que a
ferramenta produz é em linhas — as duas tabelas de registo identificam sempre as linhas pelo número
da coluna "Linha", nunca por movimento.

O que acontece a cada linha

Dentro do mesmo movimento, primeiro são "descascadas" as linhas idênticas; o que sobra é
emparelhado por conta.

Os dois estados de "removido" distinguem-se só pela dimensão do que desapareceu: Movimento removido quando se perdeu o lançamento todo (o documento saiu do SAF-T), Linha removida quando o
lançamento continua lá mas perdeu uma linha — este segundo é o mais interessante dos dois, porque
um lançamento a que falta uma linha deixa de saldar.

Um detalhe que vale a pena conhecer: se um movimento com três linhas levou uma correção de valor
numa delas, o resultado são alterações limpas linha a linha, não uma ambiguidade do movimento
todo.

Regras de posição

• As linhas existentes nunca mudam de sítio e o número na coluna "Linha" nunca é renumerado.
• As linhas novas são sempre acrescentadas no fim, continuando a numeração.
• É isto que garante que as marcas de amostragem — que vivem na posição física da linha —
  continuam à frente do movimento certo.

Ativos: a coluna "Tipo"

Numa reescrita, o "Tipo" (Aquisição / Alienação / Abertura / ...) só é recalculado se a conta ou
o sinal do valor mudarem. Uma correção só de montante não desfaz uma reclassificação feita à
mão pelo auditor.

As cores e o que fazer com elas

Resolver uma ambiguidade é escolher um dos lados: apagar as linhas laranja (aceitar o que o
SAF-T novo diz) ou apagar as linhas amarelas (rejeitar o que o SAF-T novo diz).

⚠️ O passo que é fácil esquecer: limpar o preenchimento

Uma linha que fique colorida é tratada nas reimportações seguintes como pendente de resolução
e fica fora da comparação. Por isso, resolver uma ambiguidade são dois gestos:

1. apagar as linhas que não se querem manter — a linha inteira (botão direito → Eliminar, com
   deslocamento para cima), nunca só o conteúdo das células; e
2. limpar o preenchimento ("Sem preenchimento") nas linhas que ficam.

Apagar só o conteúdo de uma linha do meio é perigoso por outra razão: a leitura das folhas para
na primeira linha sem conta, portanto tudo o que estiver abaixo de uma linha em branco fica
invisível para a ferramenta. O AuditPilot avisa quando encontra dados abaixo de uma linha em
branco (e a Amostragem recusa-se a correr) — ver o Catálogo de mensagens.

As três redes de segurança (se se esquecer de limpar a cor)

Esquecer-se de limpar o preenchimento já foi um problema silencioso. Hoje há três proteções:

1. Reconfirmação. Uma linha laranja que um SAF-T posterior volte a conter, igual, é dada
   como viva outra vez: a cor é retirada automaticamente, a linha não é duplicada, e fica
   registada na tabela de Alterações como "Movimento reconfirmado", para que o "Movimento
   removido" anterior não fique como última palavra. O mesmo se aplica às contas nas folhas de
   saldos: uma conta que reaparece deixa de estar assinalada e é registada como
   "Conta reconfirmada".

As linhas amarelas não são reconfirmadas, de propósito: o amarelo é o lado novo de uma
ambiguidade, e o SAF-T voltar a trazer essa linha não diz nada sobre qual dos lados o auditor
deve manter. Essa decisão continua a ser sua.

1. As linhas novas nunca são engolidas. Enquanto um movimento tiver linhas coloridas por
   resolver, as linhas do SAF-T para esse movimento só são ignoradas se forem exatamente iguais
   às que já lá estão (é isto que faz com que reimportar o mesmo SAF-T não duplique nada). Se forem
   diferentes, são informação nova e entram na folha — acrescentadas no fim.

2. Aviso no resumo da corrida. Cada reimportação diz quais os números de "Linha" que continuam
   assinalados de uma importação anterior:

1600.102.3: 3 linha(s) continuam assinaladas de uma reimportação anterior (Linha 45, 46, 512).
Enquanto o preenchimento se mantiver, estas linhas ficam de fora da próxima comparação -
apague as que não deve manter e limpe o preenchimento das outras.

As tabelas de registo

Cada ficheiro tem uma folha "Análise de ambiguidades e alterações" com duas tabelas.

Alterações — uma linha por alteração material:
Data da importação · Folha · Linha · Conta antiga · Conta nova · Data antiga · Data nova · Valor
antigo · Valor novo.

Quando não há conta nova a indicar, a coluna "Conta nova" leva o estado: Movimento removido,
Movimento reconfirmado, Linha removida, Linha nova.

Ambiguidades — uma linha por ambiguidade:
Data da importação · Folha · Linhas existentes · Linhas novas.

Regras comuns:

• As tabelas nunca são limpas. São um registo cumulativo — limpá-las apagaria ambiguidades
  ainda por resolver.
• A data da importação identifica a que corrida pertence cada bloco de entradas.
• Antes de escrever, entradas iguais a outras já lá presentes são ignoradas (a data não conta
  para essa comparação). Reimportar o mesmo SAF-T duas vezes não duplica nada.

Nas folhas de saldos o registo é mais simples — Data · Conta · Descrição · Situação — com
Conta nova, Conta removida ou Conta reconfirmada.

Relação com a Amostragem

Como a comparação protege a amostra

As marcas da coluna Selecionado são o rasto de auditoria da amostra e vivem na posição da
linha. Este mecanismo foi desenhado à volta disso:

• uma linha emparelhada nunca muda de sítio e mantém toda a cauda de anotações
  (Selecionado, Ref., Validador, notas), mesmo quando os dados são reescritos;
• as linhas novas entram sempre no fim, sem reordenar nada;
• uma escrita da Amostragem (botão "Gerar amostra") nunca toca numa linha colorida.

Tabela de referência: cada situação × a Amostragem

Para uma folha que já tem uma amostra quando o SAF-T é reimportado:

Regra geral: uma linha colorida (laranja ou amarela) fica fora da população e fora do sorteio,
seja qual for o valor em Selecionado. É uma transação que já não está nos livros, ou um caso por
resolver. Assim que a linha é resolvida (apagada, ou limpa a cor na que se mantém), volta a contar.

Avisos no resumo da corrida (botão 6, folha já amostrada)

1600.102.3: a população cresceu na reimportação do SAF-T - considere gerar uma amostra
complementar.

1600.102.3: a reimportação alterou/removeu linhas que estão na amostra (Linha 2, 3) -
reavalie o teste desses itens e volte a correr a Amostragem.

1600.102.3: a reimportação alterou linhas e a folha já tem uma amostra - o bloco "Avaliação
dos Resultados" ficou desatualizado; volte a correr a Amostragem.

O do meio nomeia as linhas cujo Selecionado era Sim (amostragem estat.), Sim ou
Sim (item chave) e que a reimportação reescreveu ou assinalou. O último é o caso geral (mexeu
em linhas, nenhuma na amostra). Depois de qualquer reimportação que mexa numa folha já amostrada,
volte a correr a Amostragem — os números do bloco "Avaliação dos Resultados" (dimensão da
população, taxa de exceção, estimativa pessimista) não se atualizam sozinhos.

Correr a Amostragem com linhas coloridas por resolver dá ainda o aviso "N linha(s) estão
assinaladas por uma reimportação de SAF-T e ficam fora desta amostra".

Dimensão da População (T31) vs Dimensão da Amostra (T32)

T31 é escrita pela ferramenta e já exclui as linhas coloridas. T32 é uma fórmula CONTAR.SE da
folha sobre a coluna Selecionado e continua a contar uma linha laranja que ainda diga
Sim (amostragem estat.). Enquanto não apagar as linhas laranja, os dois números não batem certo
entre si — mais uma razão para fazer a limpeza antes de fechar a amostragem.

Ver Amostragem para o que fazer a seguir aos avisos.

Alterações aos balancetes analíticos

Tudo acima é sobre as folhas de testes substantivos (botão 6). As quatro folhas do balancete
analítico em 01_BL.xlsx — N, N-1, N+1, Interinos (botão 1) — têm um mecanismo com o
mesmo objetivo, mas muito mais simples.

Porque é mais simples. Estas folhas não têm anotações do auditor a preservar: são reescritas
de raiz a cada corrida do botão 1. Por isso não há cores nas linhas, não há linhas mantidas, e
não há ambiguidades — o código de conta é uma chave única, portanto uma conta ou mudou, ou
apareceu, ou desapareceu. O que existe é só um registo: a folha Alterações de 01_BL.xlsx.

O que é comparado

Só as contas de movimento (Tipo = "M"). As agregadoras repetem o que as subcontas já somam,
por isso não acrescentam informação.

De cada conta guardam-se dois saldos, cada um como um único número (Débito − Crédito):

• Saldo de abertura (Abertura Devedora − Abertura Credora);
• Saldo de fecho (Saldo Devedor − Saldo Credor).

As colunas de Movimento do Ano não entram na comparação.

Quando é que corre

Corre sozinho, dentro do botão 1. Não há botão nem passo próprio.

O que vai para a folha Alterações

Uma linha por conta afetada, com as colunas: Data e hora da importação · Folha · Situação ·
Conta · Saldo Abertura Anterior · Saldo Abertura Atualizado · Saldo Fecho Anterior · Saldo Fecho
Atualizado.

A coluna Situação resume em uma ou duas palavras o que motivou a linha:

Uma conta cujo período foi repreenchido a partir de uma fonte diferente da vez anterior
(estava a vir do extrato, passou a vir do SAF-T) é comparada na mesma — os números mudaram mesmo, e
o auditor deve vê-lo.

Regras da folha

• A folha nunca é limpa. É um registo cumulativo; cada corrida distingue-se pela sua data e
  hora da importação.
• Se 01_BL.xlsx não tiver a folha Alterações (um compromisso anterior a esta funcionalidade), o
  botão 1 preenche na mesma os balancetes e deixa um aviso a pedir para copiar a folha do modelo
  mais recente.

Contrato de utilização e limitações conhecidas

• Uma corrida por SAF-T novo. Reimportar o mesmo SAF-T outra vez não faz nada (é seguro).
• Reimportar um SAF-T diferente com ambiguidades ainda por resolver é suportado, mas pode
  acrescentar uma ambiguidade nova ao lado da antiga. Resolva as ambiguidades pendentes antes da
  importação seguinte.
• Se uma linha ficar colorida por esquecimento e o SAF-T seguinte a trouxer alterada, a
  alteração entra como linha acrescentada no fim (não como reescrita no sítio) — visível e
  segura, mas menos arrumada do que se a ambiguidade tivesse sido resolvida a tempo.
• Ao retirar a cor de uma linha, a ferramenta copia o formato de uma linha de dados vizinha. Se a
  linha original tinha um formato ligeiramente diferente do da vizinha, fica com o da vizinha — é
  cosmético; o formato original não é recuperável depois de a linha ter sido colorida.
• Os montantes são comparados ao cêntimo, com uma pequena margem de tolerância para
  arredondamentos — nunca exigindo que os valores batam certo ao detalhe absoluto.